Ecco la domanda che non dovresti mai pormi

La settimana scorsa sono finalmente riuscita a parlare con un mio amico che non sentivo da mesi. E’ stata una gran fatica riuscire a parlarci. L’ho inseguito per una settimana intera con sms e messaggi in segreteria. Mi iniziavo a preoccupare.

Finalmente giovedì scorso mi richiama, mi racconta delle sue giornate intense e senza sosta, di quanto stress sta accumulando, della sua sfrenata corsa dietro le scadenze e di quante volte gli capita di cancellare dalla propria agenda attività ancora più importanti riguardanti la sua vita personale. E poi giunge alla fatidica domanda:

Io non ho il tempo neppure per respirare, tu come fai ad incastrare tutto e a non essere in preda ad una crisi di nervi?

Gli ho risposto che tempo fa ho realizzato che il bene più importante dopo la salute è il tempo: risorsa preziosissima che se sprecata non torna più.

Gli ho domandato quanto tempo passasse al lavoro, a leggere i giornali, al telefono con colleghi e clienti, a navigare su Internet, a scrivere e leggere mail, davanti alla TV. Poi gli ho ricordato che mettere in pausa tutto questo aiuta a riflettere e a liberare il tempo per le cose che sono veramente importanti nell’economia di una vita intera, anche a costo di sacrificare qualcosina che ci gratifica nel breve.

Non ho la pretesa di pensare di aver risolto il suo problema, mi auguro solamente che il mio amico abbia potuto riflettere un po’ sul significato del tempo e del suo valore.

A te che leggi questo articolo, se sei tentato di pormi la stessa domanda, ti invito a fermare il tran tran quotidiano per qualche minuto al giorno, meglio se allo stesso orario, e riportare su carta la lista delle attività della giornata distinguendole tra importanti (quelle che rappresentano un investimento per la nostra crescita e per il nostro futuro) e quelle urgenti (quelle che non puoi rimandare). Credimi funziona!

Distinguere tra urgente e importante è una questione essenziale. Come Stephen Covey spiega molto bene nel suo libro “Le 7 Regole per Avere Successo” (che ti consiglio di leggere se non l’hai ancora fatto), la sfida non è quella di gestire il tempo, bensì gestire noi stessi imparando ad organizzarsi ed agire in base alle priorità.

Prendi un foglio, disegna un quadrato e dividilo in quattro parti.

  • Il primo quadrante lo chiameremo URGENTE/IMPORTANTE e ci riporterai quelle attività che richiedono la tua attenzione immediata. Si tratta di attività importanti non pianificate con anticipo che sono ormai diventate urgenti. Si tratta di scadenze, riunioni non rimandabili, telefonate, problemi urgenti, progetti in scadenza, incontri. Queste attività ti provocano stress, stanchezza, scarsa qualità e fanno diventare urgenti altri compiti importanti che avresti fatto successivamente 😉 Ti fanno vivere una vita da pompiere: sempre impegnati nello spegnimento del fuoco!
  • II secondo quadrante lo chiameremo IMPORTANTE e ci riporterai le attività che abbiamo in programma a lungo termine, nelle quali abbiamo investito in ascolto e nei nostri rapporti con gli altri, che ci permette di aumentare le nostre capacità ed i risultati. Pensa a tutte quelle azioni che puoi fare per migliorare in modo significativo la tua vita. Questo è il quadrante della crescita personale sotto diverse dimensioni.
  • Il terzo quadrante lo chiameremo URGENTE e ci riporterai le attività-inganno. Qui potresti passarci la maggior parte del tempo (a volte ritenendo erroneamente che si tratti di attività del Quadrante I), sono di solito le attività che servono per rispondere alle priorità e le aspettative degli altri. Qui ci sono le chiamate, interruzioni, riunioni, e-mail, relazioni,…Prova a pensare: sei presissimo nel fare qualcosa di importante e squilla il telefono. COsa fai? Ti precipi a rispondere? Se la risposta è “sì” hai qualcosa su cui riflettere 🙂
  • Il quarto quadrante lo chiameremo NON URGENTE/NON IMPORTANTE e ci riporterai tutte le forme di spreco di tempo: cazzeggiare, fare gossip, parlare di calcio, pause caffè, chattare su facebook, …

Per organizzare al meglio il tuo tempo prendi la tua agenda settimanale ed inserisci le attività mappate con la seguente precedenza

  • Urgente /Importante;
  • Importante;
  • Urgente
  • Non Urgente e Non Importante.

le ultime due, con un po’ di pratica e di allenamento, dovranno via via sparire dalla tua agenda. Per poter dire di “sì” ad attività importanti (urgenti e non) dobbiamo imparare a  dire “no” a noi stessi e agli altri, ovviamente con dovuto tatto 🙂

 

A questo punto prenditi l’impegno al mattino di:

  • definire quelle due-tre-max quattro attività importanti alle quali dedicarti, almeno una delle quali del quadrante II.
  • delegare le attività meno importanti (attività del quadrante III)
  • cambiare qualche vecchia routine che ti fa sprecare del tempo (attività del quadrante IV)

A metà giornata fai un punto e definisci come procedere per il resto della giornata.

Metti in pratica almeno una cosa di quello che ho suggerito, guadagna del tempo e dedicati alle tue passioni! Se hai già messo in pratica tutto questo ed hai dei suggerimenti ti prego di lasciare un commento a beneficio di coloro che non l’hanno ancora fatto 🙂

…il tempo non ha prezzo! Soprattutto il TUO!

 

Organizzati la vita (ABC della “TO DO LIST”)

Chi mi conosce sa che porto con me sempre la mia “to do list” (lista di cose da fare) per prendere nota di tutte le cose che devo fare. La consiglio sempre in modo vigoroso e con convinzione per la sua efficacia.

Riporterò in quest’articolo alcuni consigli, spero utili, dedicati a tutti coloro che pensano di poter tenere a mente le molteplici attività da compiere e non sempre ci riescono 😉

Ecco 7 semplici suggerimenti 🙂

1. Metti nero su bianco le cose da fare! Ogni cosa da fare non completata causa stress ed il nostro cervello lo sa. Aiutiamo il nostro cervello che non vuole dover ricordare, preferisce dedicarsi al fare le cose e sentirsene gratificato dal risultato.

2. Portala sempre con te! Potresti avere del tempo disponibile da dedicare alla tua lista (es. telefonate, mail, …). Inoltre, potresti dover aggiungere altre cose alla lista 😉

3. Cosa scrivo? L’azione da fare, il perchè farlo indicando eventuali informazioni essenziali per l’attività. Ad esempio: Chiamare Dott. Rossi [azione] per prenotazione visita [motivo] al 348-###### [info utile]

4. La scelta del mezzo dipende da quello che per te risulta più immediato: dal foglio volante all’organizer più sofisticato…a te la scelta!:-) Non deve essere necessariamente una cosa supercomplicata e supercomputerizzata. Io preferisco quelle cartacee da riportare sul mio taccuino tascabile.

5. Mettici solo le cose che hai veramente intenzione di fare! Evita di scrivere che imparerai il Giapponese se è semplicemente un  desiderio. Semmai creati una sezione “forseungiornolofarò“!

6. Mettici un indicatore di priorità! Le liste di solito vengono lette in modo sequenziale, se ci sono attività più urgenti marcale con un asterisco (* per urgenti; ** per superurgenti) o evidenziale con un colore diverso. In questo modo ne avrai evidenza anche se sono alla 25esima riga della tua lista.

7. Sii specifico! Non riportare attività generiche e riporta le azioni concrete da fare.
A esempio: “Cercare nuovo idraulico” meglio “Chiamare Mario al 335-765xxx e chiedergli i riferimenti del suo idraulico”.
Se pensi che sia difficile da ricordare, ho pensato di farti cosa gradita di una scheda stampabile che riepiloga i 7 suggerimenti per la tua lista di “Cose da fare!”.

Clicca sull’immagine  sinistra, si aprirà una pagina pronta per essere stampata. Portala con te all’inizio di questa avventura.

La pratica e la ripetizione sono maestre del successo, vedrai che via via che ti impratichisci sarà un gioco da ragazzi.

Trova un sistema per gratificarti! Concediti ad esempio un premio ogni 10 attività depennate dalla tua lista 🙂

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…il tempo non ha prezzo! Soprattutto il TUO!


ZEN TO DONE (ztd): il tempo che vuoi!

Uno dei sistemi più citati ed usati per la gestione del tempo è ZEN TO DONE! Si tratta di un bignami molto pratico che si rifà alle tecniche di David Allen (autore del libro “Detto Fatto“) e di Stephen Covey (autore di “Le 7 Regole per Avere Successo“) rielaborandole in modo pratico. E’ stato tradotto ed adattato in Italiano con stile immediato e diretto. Cliccando sull’immagine qui in basso puoi saperne di più e procedere con l’acquisto online.


Sono circa 150 pagine (comprensive di pratiche schede stampabili) che, a solo 9,70 euro (invece di 49,00) da pagare con Paypal, dispensa consigli e tecniche efficaci per tutti coloro che vogliono godersi al meglio le loro 24 ore (mamme e papà, professionisti, manager, studenti, …). Già dalle prime pagine troverai spunti interessanti da applicare subito 🙂

Come indica l’autore nell’introduzione

“il libro è stato scritto per quelli che vogliono imparare a vivere le loro vite in modo organizzato e a portare a termine ciò che hanno scritto sulla loro lista delle “cose da fare”! [Leo Babauta]

Pensa ai vantaggi che potrai ottenere da una migliore gestione del tempo: più tempo per i tuoi hobby, per il volontariato, per la famiglia, per qualsiasi cosa importante per te….anche un sano “starsenzafarnulla” da concedersi di tanto in tanto!

–>L’acquisto del libro consente inoltre di recuperare il 100% del prezzo pagato consigliandolo e facendolo acquistare ad un amico.

Un segreto per controllare l’ansia da tempo!

  • Hai giornate piene zeppe di cose da fare?
  • A fine giornata ti trovi affatigato eppure non hai fatto tutto quello che ti eri prefissato?
  • Sei sopraffatto dalla percezione che non puoi controllare il tuo tempo?
  • Pensi di non riuscire a mantenerti centrato e focalizzato a lungo sui tuoi obiettivi?

Ebbene ti svelo un segreto: NON SEI SOLO!!!!!

Soffri della comunissima sindrome da “Ansia da Tempo“! Esserne consapevoli è già un passo avanti! Un altro passo avanti è sperimentare la soluzione ideata da Francesco Cirillo assai singolare: la tecnica del pomodoro concepita per aumentare la concentrazione e migliorare la gestione del tempo.

Occorrente:
Un timer tipo quelli da cucina (l’autore usa con uno a forma di pomodoro, da qui il nome della tecnica)
Carta e penna per segnare le “cose da fare” della tua TO DO List.

5 semplici step:

  1. Scegli una delle cose da fare
  2. Imposta il  pomodoro a 25 minuti (Il Pomodoro è il timer, io uso un timer dall’aria professionale che mi è stato regalato e che puoi trovare su amazon in vari colori)
  3. lavora senza distrazioni o interruzioni fino a che il Pomodoro non suona, dopo metti una spunta nel tuo foglio delle cose da fare
  4. Prenditi un piccolo break (5 minuti vanno bene)
  5. Ogni 4 pomodori prenditi una pausa un po’ più lunga

Lo so, è’ tremendamente semplice tanto da non farti avvertire immediatamente l’efficacia. PROVA e vedrai che risultati sorprendenti!!! Scoprirai come è possibile esaurire in 25 minuti cose che normalmente richiedono più tempo. Il trucco è: “focus” e “zero interruzioni”!
Quindi stop per 25 minuti a distrazioni e interruzioni (telefonate, letture di mail, rapida occhiata su facebook, caffè, visite di colleghi che ci chiedono un parere, …) e a tutto ciò che non è funzionale al nostro task.

Se la tecnica ti ha incuriosito e ne vuoi sapere di più visita il sito www.pomodorotechnique.

Fammi sapere se l’hai provata e ti ha dato benefici.

…il tempo non ha prezzo! Soprattutto il TUO!