Ma chi ha tempo di imparare a gestire il tempo?

Pensi di essere troppo occupato per imparare nuove tecniche sulla gestione del tempo? Per leggere libri, partecipare a seminari sul tema?

Spero di farti cosa gradita nel riportarti 10 suggerimenti super-sintetici che ho scovato sul sito di riferimento per pillole e bignami super-pratici “for dummies”

…non ti rubo altro tempo, eccoli 😉

 

  1. Aiutati a risparmiare tempo, prenditi 3 minuti per leggere attentamente questi consigli sulla gestione del tempo. Se pensi che sia troppo metterli in pratica tutti, scegline uno da provare in un primo momento.
  2. Dedica del tempo alla pianificazione ogni giorno. Ti bastano pochi minuti per annotare le poche cose fondamentali che devi fare oggi.
  3. Delimita il tempo. Sarai più focalizzato ed avrai meno probabilità di distrarti se avrai definito un intervallo di tempo nella tua giornata per un compito particolare.
  4. Scrivi tutto. Potrai risparmiare tempo ed essere meno stressato invece che  cercare di ricordare tutta nella tua testa.
  5. Focalizzati sulle cose importanti. Non concentrarti solo sulle cose urgenti!
  6. Poni l’attenzione ai tuoi obiettivi a lungo termine. Chiediti sempre se quello che si sta facendo ogni giorno sia in sintonia con i tuoi obiettivi.
  7. Fai poco e spesso. Spezzettare le attività in blocchi ed affrontare il pezzetto subito ti aiuta a prevenire gli accumuli; è meno impegnativo spendere pochi minuti su un compito se non aspettiamo che diventi una montagna 😉
  8. Prenditi una pausa. Potrebbe sembrare privo di senso, ma se cerchi di inzeppare troppo nella tua giornata diventi stressato ed esaurito. Fai pause regolari e sarai più produttivo.
  9. Non fare tutto da solo. Non esitare a chiedere aiuto quando ne hai bisogno e a delegare.
  10. Mantieni l’equilibrio. Cerca di non passare tutte il tuo tempo al lavoro, lasciati il tempo per la casa, la famiglia e gli amici, e assicurati di avere tempo di mangiare correttamente e di fare un po’ di sport regolarmente.
Se vuoi conoscere quali competenze di gestione del tempo devi affinare, puoi farti un rapido e semplice test 🙂 lo trovi nell’articolo “Gestione del tempo: dove sbaglio?“.

 

…il tempo non ha prezzo! Soprattutto il TUO!

Farlo o non farlo, chiediamolo allo spazzino

Possiamo imparare da chiunque ed in qualunque circostanza anche laddove non ce lo aspettiamo. Sono seriamente convinta che ognuno ha qualcosa da insegnare.

Sarà capitato anche a te che, mentre vivi una situazione, ti ritrovi a cogliere una lezione inaspettata, talvolta di grande valore per te e sbloccare delle situazioni che ti stavano generando qualche tensione o magari preoccupazioni.

Questo deve fornirci lo spunto per essere sempre aperti e lasciarsi sorprendere dalle cose che osserviamo, cogliendo tutte le opportunità di apprendimento che la vita ci offre.

Questa mattina ne parlavo con mio marito e mentre facevo questa riflessione mi è venuto in mente un articolo che ho letto tempo fa appuntandomi qualche spunto interessante per un articolo sull’utilizzo del tempo con saggezza. L’articolo si basava su 4 lezioni che possiamo apprendere dal lavoro di un bravo spazzino o operatore ecologico come direbbe qualcuno togliendo un po’ di poesia ad un nobilissimo mestiere 🙂

Allora, la domanda sorge spontanea, cosa possiamo imparare da uno spazzino in materia di gestione del tempo?

Ecco le 4 semplici lezioni che possiamo utilizzare nella nostra vita, nel nostro lavoro:

  1. Metti un doppio sacco 🙂 Al fine di gestire il tuo tempo in modo efficiente è necessario essere sempre pronti ad imprevisti. Lo spazzino porta sempre con sè sacchi extra …. per ogni evenienza. In caso di dubbio sulla solidità e del sacco o sull’integrità di ciò che sta trasportando provvede subito a rinforzare i sacchi con un nuovo sacco. Quando organizzi il tuo lavoro, pensa al tipo di imprevisto che potresti avere ed attrezzati, potrai così scongiurare enormi perdite di tempo.
  2. Mantieni ad un ritmo costante. Lo spazzino si sa deve fare molta strada, se iniziasse il suo percorso come se fosse alle olimpiadi si stancherebbe più in fretta rischiando di non completare tutto il percorso. Gestire il tempo al meglio non vuol dire muoversi più in fretta, bensì lavorare bene, facendo le cose giuste evitando ricicli ed errori e quindi sprechi di tempo.
  3. Conosci il tuo percorso. Lo spazzino sa bene che percorso deve coprire ogni giorno. Con il tempo ha definito il percorso ottimale per coprire le zone assegnatigli nel minor tempo possibile e spendere il minimo di energia. Ha una mappa 🙂 su carta, mentale. E tu ce l’hai la tua mappa? Dove corri se non sai dove devi arrivare? 😉 Fatti la tua mappa e vedrai che aiuto avrai nel raggiungere la tua destinazione. Non è una banalità.
  4. Prestare attenzione quando si fa il lavoro pesante. Se lo spazzino cerca di alzare troppo o non sollevare correttamente un pacco pesante è certo che si farà male e non sarà in grado di terminare il suo lavoro. Anche tu non puoi fare tutto da solo, non credi?. Quando ti arriva qualcosa di troppo pesante, complesso o lungo, chiedi aiuto, delega ad altri che lo hanno già fatto, spezzalo in pezzi più piccoli in modo da poterli portare a termine con minore stress e fatica.

Non male come lezioni, vero? Ecco una conferma della riflessione che si faceva questa mattina circa la necessità di tenere la mente aperta e ricettiva ed essere sempre disposti ad ascoltare…a vedere come altri hanno trovato soluzioni apparentemente distanti dal nostro mondo per ottenere più risultati nel medesimo tempo.

Del resto il tempo è fatto di 24 ore al giorno e 1400 minuti al giorno. Questo vale per tutti. Perché non prendere in prestito l’esperienza fatta dagli altri?

Se hai voglia, lascia un commento con altre situazioni inaspettate che ti hanno fornito spunti utili per gestire al meglio il tuo tempo, io e gli altri lettori te ne saremo grati.

 

Gestione del tempo: dove sbaglio?

 

Se sei anche tu un appassionato della settimana enigmistica, ti propongo un quesito della Susi: Ti sei mai preso del tempo per imparare a gestire il tempo? 😉

Cos’è un gioco di parole? 😉 No, è solo una constatazione di buon senso! Sai già che saper utilizzare il tuo tempo a tuo vantaggio ti aiuta ad ottenere di più e avere più tempo libero per il te. Avrai forse già intrapreso un percorso per organizzarti meglio le giornate ed avrai constatato che la maggior parte delle azioni quotidiane ha un impatto limitato. Invece bastano a volte 2 piccole azioni per fare la differenza con impatto significativo. E’ la legge dell’80/20 di Pareto.

“l’80% dell’effetto è prodotto dal 20% della causa”

Anche nel migliorare la gestione del tempo, ci innamoriamo di una o due tecniche e tralasciamo quelle che magari sono in grado da sole di fare l’80% dell’effetto o molto più.

A questo punto ti domanderai: “quali sono le competenze che devo affinare?”

E’ per questo che ho pensato di aiutarti con alcune semplici domande, tratte da un test di time management che ho trovato mesi fa su un sito americano di cui non ricordo il riferimento. Spero possano guidarti nel comprendere quali sono le competenze di gestione del tempo in cui vai già alla grande e quelle che invece che richiedono un ripasso 🙂

Via via che leggi le domande attribuisci il seguente punteggio:
A. sempre >> 4 punti
B. di solito >> 3 punti
C. talvolta >> 2 punti
D. Raramente >> 1 punto
E. Mai >> 0 punti

  1. Trovi il tempo per programmare le tue priorità ogni giorno?
    La creazione di una to-do list consente di creare una mappa della tua giornata. Del resto basti pensare come è possibile raggiungere una nuova destinazione senza avere una mappa??!?!?
  2. Rivedi criticamente gli obiettivi settimanale?
    Le situazioni cambiano e talvolta in modo considerevole. Perdere qualche minuto a settimana per rivedere gli obiettivi ed adattare il piano di lavoro in base alle situazioni che possono costituire una novità condizionante il nostro percorso non è soltanto utile, può in alcuni casi essere la svolta per non andare alla deriva.
  3. Ogni giorno ti concentri soprattutto sui compiti con priorità più elevata?
    Ci sono alcune persone che scelgono i compiti più facili da completare, invece di quelli più importanti…ma certamente tu non sei tra queste persone 😉
  4. Riesci a stimare quanto occorre per completare un compito?
    Avere piena consapevolezza di quanto tempo serve aiuta nel pianificare in modo efficace e a tenere sotto controllo gli sprechi di tempo che non ci consentono di far fede alle nostre stime e far bella figura con noi stessi 🙂
  5. Sai dire di “no” quando serve?
    Può capitare che dici “sì” a nuovi compiti e invece volevi dire “no”. Non è raro, con l’assumere troppi compiti contemporaneamente rischi non rispettare gli altri impegni. Impariamo a dire di no 🙂
  6. Durante il giorno sei super focalizzato e non vieni interrotto?
    Se mentre sei concentrato a fare un compito vieni interrotto dal telefono che squilla, da gente che piomba nella tua stanza, dal tuo desiderio irrefrenabile di consultare il tuo cellulare o pc e leggere i nuovi messaggi….beh, tutto questo non ti aiuta a gestire al meglio il tempo.
  7. Vivi con serenità ed equilibrio le tue scadenze?
    Se lo stress interferisce quando hai una scadenza, prova a pensare a come impostare in modo diverso le tue priorità per raggiungere i tuoi obiettivi.
  8. Anche per compiti difficili e di lungo periodo riesci a mantenere concentrazione e ritmo?
    Se invece sei troppo distratto ed irrequieto prova a scomporre in tappe più piccole il tuo percorso. Scomponi il tuo compito in componenti più piccole.
  9. Riesci a distinguere tra le priorità dei compiti, anche se per lo stesso obiettivo finale?
    Perché non proviamo a realizzare per primi quei compiti più difficili … il senso di appagamento e di leggerezza che otterrai ti farà sembrare più veloce il resto.
  10. Dai valore al mangiare bene ed al dormire a sufficienza?
    Mi dirai, ma che c’azzecca con la gestione del tempo? Non pensi che il benessere fisico e mentale possa aiutarci a funzionare al meglio, ad essere lucidi e concentrati? 🙂
 Il punteggio che potrai realizzare va da 0 a 40.
  • Da 30 a 40: congratulazioni!! Sei proprio un perfetto gestore del tempo dalle basi solide e magari hai anche inventato un tuo sistema di organizzazione dell giornate che potresti condividere con me ed i lettori di questo sito 🙂
  • Da 20 a 29: c’è qualcosa che sai già fare e ci sono attività che non fai per motivi a me ignoti. Un consiglio per te: Gradualmente spostati sulla maggiore frequenza dei comportamenti virtuosi che già applichi e inizia con il fare raramente e poi talvolta quello che non fai mai.
  • Da 1 a 19: ho una buona notizia per te: ci sono enormi margini di miglioramento. Comincia subito con introdurre alcune delle azioni suggerite dai quesiti e vedrai che risultati!
  • 0: non ci credo!!!! Se esisti fatti vivo, voglio conoscerti personalmente 🙂
Ecco la scheda stampabile per fare il tuo test

Istruzioni per l’uso: compila il test e conservalo riportando la data. Ripeti il test dopo 6 mesi e prova a correlare i tuoi risultati sul tempo ed i progressi fatti con il punteggio del test e tienimi aggiornata

…il tempo non ha prezzo! Soprattutto il TUO!

Gestire il tempo e le scadenze con il Calendario Compatto

Come fare per tenere a mente impegni e scadenze nel tempo e riuscire in modo immediato ad avere la propria pianificazione sempre a portata di mano?
Di soluzioni e strumenti ne puoi trovare tantissimi a costo di disorientarti. Molte di queste sono estremamente sofisticate e richiedono una preparazione tecnica sul tool o su metodologia della pianificazione.
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Ma devi proprio essere un esperto di project management?
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A mio avviso non serve per buona parte degli impegni che dobbiamo pianificare e monitorare.
Per gestire il proprio calendario in modo rapido e poterlo visualizzare a colpo d’occhio e soprattutto senza addentrarsi in strade tortuose e complicate, puoi utilizzare il Calendario Compatto, una risorsa ideata da David Seah un designer americano che si è cimentato anche sulla gestione del tempo. Il Calendario è già pronto per l’uso e soprattutto gratuito 😉
Se non ti interessa altro e vuoi averne una copia per quest’anno che tiene conto delle festività italiane, scaricala al seguenti link:
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Vuoi saperne di più? Posso raccontarti che questo Calendario offre i seguenti vantaggi:
  • puoi gestirlo in excel o stamparlo su carta
  • tutto i giorni e le settimane dell’anno stanno in un solo foglio A4 ed ha a destra lo spazio per le annotazioni su carta
  • è pronto per l’uso subito dopo averlo stampato,
    lo pieghi in 2 e lo metti in borsa, in 4 e lo metti nel portafoglio 😉
    puoi anche tagliarlo a metà verticalmente e piegarlo a fisarmonica
  • puoi sapere a che settimana stai e calcolare velocemente quante settimane ci sono tra due date
  • è utile per tracciare le tue vacanze, le chiusure scolastiche, annotazioni di vario tipo

Se sei un buon utilizzatore di excel e vuoi cimentarti con la modifica del Calendario ti consiglio di visitare il sito di David Seah e partire con le modifiche dalla versione originale.

Usa i commenti per suggerire delle variazioni per il miglioramento del calendario compatto.

 

Ecco la domanda che non dovresti mai pormi

La settimana scorsa sono finalmente riuscita a parlare con un mio amico che non sentivo da mesi. E’ stata una gran fatica riuscire a parlarci. L’ho inseguito per una settimana intera con sms e messaggi in segreteria. Mi iniziavo a preoccupare.

Finalmente giovedì scorso mi richiama, mi racconta delle sue giornate intense e senza sosta, di quanto stress sta accumulando, della sua sfrenata corsa dietro le scadenze e di quante volte gli capita di cancellare dalla propria agenda attività ancora più importanti riguardanti la sua vita personale. E poi giunge alla fatidica domanda:

Io non ho il tempo neppure per respirare, tu come fai ad incastrare tutto e a non essere in preda ad una crisi di nervi?

Gli ho risposto che tempo fa ho realizzato che il bene più importante dopo la salute è il tempo: risorsa preziosissima che se sprecata non torna più.

Gli ho domandato quanto tempo passasse al lavoro, a leggere i giornali, al telefono con colleghi e clienti, a navigare su Internet, a scrivere e leggere mail, davanti alla TV. Poi gli ho ricordato che mettere in pausa tutto questo aiuta a riflettere e a liberare il tempo per le cose che sono veramente importanti nell’economia di una vita intera, anche a costo di sacrificare qualcosina che ci gratifica nel breve.

Non ho la pretesa di pensare di aver risolto il suo problema, mi auguro solamente che il mio amico abbia potuto riflettere un po’ sul significato del tempo e del suo valore.

A te che leggi questo articolo, se sei tentato di pormi la stessa domanda, ti invito a fermare il tran tran quotidiano per qualche minuto al giorno, meglio se allo stesso orario, e riportare su carta la lista delle attività della giornata distinguendole tra importanti (quelle che rappresentano un investimento per la nostra crescita e per il nostro futuro) e quelle urgenti (quelle che non puoi rimandare). Credimi funziona!

Distinguere tra urgente e importante è una questione essenziale. Come Stephen Covey spiega molto bene nel suo libro “Le 7 Regole per Avere Successo” (che ti consiglio di leggere se non l’hai ancora fatto), la sfida non è quella di gestire il tempo, bensì gestire noi stessi imparando ad organizzarsi ed agire in base alle priorità.

Prendi un foglio, disegna un quadrato e dividilo in quattro parti.

  • Il primo quadrante lo chiameremo URGENTE/IMPORTANTE e ci riporterai quelle attività che richiedono la tua attenzione immediata. Si tratta di attività importanti non pianificate con anticipo che sono ormai diventate urgenti. Si tratta di scadenze, riunioni non rimandabili, telefonate, problemi urgenti, progetti in scadenza, incontri. Queste attività ti provocano stress, stanchezza, scarsa qualità e fanno diventare urgenti altri compiti importanti che avresti fatto successivamente 😉 Ti fanno vivere una vita da pompiere: sempre impegnati nello spegnimento del fuoco!
  • II secondo quadrante lo chiameremo IMPORTANTE e ci riporterai le attività che abbiamo in programma a lungo termine, nelle quali abbiamo investito in ascolto e nei nostri rapporti con gli altri, che ci permette di aumentare le nostre capacità ed i risultati. Pensa a tutte quelle azioni che puoi fare per migliorare in modo significativo la tua vita. Questo è il quadrante della crescita personale sotto diverse dimensioni.
  • Il terzo quadrante lo chiameremo URGENTE e ci riporterai le attività-inganno. Qui potresti passarci la maggior parte del tempo (a volte ritenendo erroneamente che si tratti di attività del Quadrante I), sono di solito le attività che servono per rispondere alle priorità e le aspettative degli altri. Qui ci sono le chiamate, interruzioni, riunioni, e-mail, relazioni,…Prova a pensare: sei presissimo nel fare qualcosa di importante e squilla il telefono. COsa fai? Ti precipi a rispondere? Se la risposta è “sì” hai qualcosa su cui riflettere 🙂
  • Il quarto quadrante lo chiameremo NON URGENTE/NON IMPORTANTE e ci riporterai tutte le forme di spreco di tempo: cazzeggiare, fare gossip, parlare di calcio, pause caffè, chattare su facebook, …

Per organizzare al meglio il tuo tempo prendi la tua agenda settimanale ed inserisci le attività mappate con la seguente precedenza

  • Urgente /Importante;
  • Importante;
  • Urgente
  • Non Urgente e Non Importante.

le ultime due, con un po’ di pratica e di allenamento, dovranno via via sparire dalla tua agenda. Per poter dire di “sì” ad attività importanti (urgenti e non) dobbiamo imparare a  dire “no” a noi stessi e agli altri, ovviamente con dovuto tatto 🙂

 

A questo punto prenditi l’impegno al mattino di:

  • definire quelle due-tre-max quattro attività importanti alle quali dedicarti, almeno una delle quali del quadrante II.
  • delegare le attività meno importanti (attività del quadrante III)
  • cambiare qualche vecchia routine che ti fa sprecare del tempo (attività del quadrante IV)

A metà giornata fai un punto e definisci come procedere per il resto della giornata.

Metti in pratica almeno una cosa di quello che ho suggerito, guadagna del tempo e dedicati alle tue passioni! Se hai già messo in pratica tutto questo ed hai dei suggerimenti ti prego di lasciare un commento a beneficio di coloro che non l’hanno ancora fatto 🙂

…il tempo non ha prezzo! Soprattutto il TUO!